01 Nisan 2014

İş bir yer değil faaliyettir

YAZI: ZEYNEP YAPAR

Zuhal’e yazdığım son mail şöyle:

"Zuhal’cim bana direkt ofis numaranı verir misin? Yarın sabahtan seni ararım." Birkaç saat sonra cevap aldım: "Zeynep’çim, yarın ofiste nerede oturacağımı bilmiyorum, bu yüzden telefon veremiyorum. Seni haberdar ederim." Aslı Zuhal Toksöz 2009’da Unilever Türkiye’de çalışmaya başladı ve geçen yıl Eylül ayında Global Marka Geliştirme Müdürü olarak Londra’ya transfer oldu. Havası batsın, Londra’da çalışıyor ama masası bile yok diyebilirsiniz. Halbuki o seyyar çalıştığı yeni bir sistemin parçası: Agile working. 

Türkiye’deki ofiste çalışırken Londra merkez ofisinden Agile working sistemine geçtiklerine dair mail aldıkları günü hatırlıyor. "Okuyup ne olduğunu öğrenince yahu insanlar çalışmamaya bahane arıyor dedik; gülüp dalgasını geçtik. Zira Türkiye’de bir yere bağlı olup dışardan çalışmanın karşılığı, kaytarmak. Yaklaşık bir yıldır bu sistemle çalışan biri olarak, en verimli olduğum yeri ve zamanı belirleyip iş yerime maksimum fayda sağlıyorum ve özel hayatımı dilediğim gibi yaşıyorum."

Agile working yeni bir kavram değil fakat yeni bir çalışma biçimi. Agile’ın İngilizce kelime anlamı çevik, kıvrak demek. Birebir çevirdiğimizde, kavramı çevik çalışmak olarak düşünmek mümkün. Agile working şemsiyesi altında, alıştığımız çalışma sisteminden faydalı bulduğumuz noktaları verim düşürenlerden ayrıştırmak; yeni teknolojilerden akıllıca yararlanmak; saat ve mekanı değişken kullanarak yeni çalışma ortamları yaratmak var. 2009’da Brüksel’de düzenlenen CoreNet Global Konferansı’nda Agile working şöyle tanımlanmış: İnsan, işleyiş, iletişim ve teknolojiyi en uygun zaman ve mekanda bir araya getirerek belirli bir görevi yürütmek için en verimli yolu bulmaktır.

Gerektiğinde ziyadesiyle esneyebilen çalışma koşullarından söz ediyoruz. Sistem size, izin günleriniz yanmadan "Patron, ben Cuma yokum." diyebilme lüksünü veriyor, hatta ofise gitmemek lüks olmaktan çıkıyor. Üstelik zat-ı alinizin yoklamada ses vermemesi ardında hastalık, veli toplantısı gibi ciddi sebepler olması gerekmiyor. "Trafik çok oluyor, yollarda çok zaman harcıyorum." demek yeter. 

Slogan net: İş bir yer değil, aktivitedir. Fakat Agile working sisteminin her bedene uyan bir formatı yok. Bu yüzden bu esnek çalışma modeli, kuruluşun yapısı ve ihtiyaçlarına göre değişiklik gösteriyor. Yani, Agile working’in kendi içindeki esneme payı esas. Sistem, çalışanın fiziksel ya da dijital varlığı arasında, odaklanmaya ve verimini en üst düzeyde artırmaya yönelik yaptığı seçimi destekliyor. Birebir ofiste olmayı gerektiren durumlarda fiziksel varlık gösteriyorsunuz. Dijital varlıksa akıllı telefonlar, konferans ya da skype gibi bilgisayar üzerinden iletişim sağlayarak dilediğiniz yerden işe katılabilmek demek. 

Ortadoğu pazarıyla ilgilenen Zuhal, iş için sık sık Dubai’ye gidiyor. "Malum, Dubai’de hava kavurucu. Telefonum ve bilgisayarımı yanıma alıp işleri kumsaldan yürütüyorum. Bulunduğunuz ülkeye ait 0 800’lü bir numara aracılığıyla ulaştığımız ortak alanımız var. Herkes olduğu yere ait bir lokal hattan bu numaraya bağlanıp kullanıcı şifresini giriyor ve böylece dışarıdan yaptığınız iş görüşmeleri için ücret ödemiyorsunuz. Ben plajdayen son dakikada çıkan online toplantılar için bikini üzerime tişörtümü geçirip ofis moduna girdiğim, bilgisayarıma kum kaçırdığım çok oldu. Hamilelik izninde evden çalışan bir iş arkadaşımın kocasını arka odadan boxer’ıyla geçerken ekranda gördüğüm de olmuştur… Böyle minik iş kazaları oluyor tabii…"

 

Agile working’in seyyar elemanları

Agile working sistemiyle çalışan ofisler hiç sıradan değil. Her şey uzaktan kumandalı çalışanlara göre düzenleniyor. Katlar fonksiyonlara göre ayrılıyor. İşlerinde gizlilik esas olduğundan, genellikle İnsan Kaynakları departmanı bir arada, bazen de odalı sistemde çalışıyor. Bunun dışında kuruluşun CEO’su ve yönetim kurulu üyeleri hariç, hiçbir çalışanın ofiste sabit masası yok. Buna hot desk sistemi deniyor. İşe geldiğinizde boş kalan masalardan en beğendiğinizi seçip oturuyorsunuz. Masada bir telefon, monitör, klavye ve kulaklık oluyor. Dilerseniz dizüstü bilgisayarınızı monitöre bağlayıp çalışmaya başlayabiliyorsunuz. Dolayısıyla ofisteki masalar üzerinde kişisel eşyalar görmek söz konusu değil. Böylece dağınıklığın da önüne geçiliyor. Kaldı ki, yatak odanıza iş arkadaşınızın fotoğrafını koymak ne kadar absürdse kızınızın mezuniyet fotoğrafını çalışma masanıza koymak da o kadar absürd. Sıklıkla sağınız solunuzda bir gün önceden aşina olmadığınız yüzler oluyor. Ve dahası yanınızda ya da arkanızda oturan kişinin titrini, hangi departmanda ne yaptığını, sizin geleceğiniz adına karar verecek yetkide olup olmadığını bilmediğinizden gönül rahatlığıyla bir Facebook’a bile giremiyor, tweetlerinizi ağız tadıyla okuyamıyorsunuz. Bu da ofiste emanet masanız başında geçirdiğiniz vakti daha verimli kullanmanıza yarıyor. 

"Sistemin benim için en sıkıntılı yanı çalışanlar arası iletişim oldu." diyor. "Türkiye’deki samimi çalışma ortamına alışmışım. Birinin çocuğu olsa bırak kız mı, erkek mi; kaç kilo doğmuş onu bile bilirim. Altın takmak lazımdır, vesaire vesaire.. Burada biri doğum yapsa ve haberiniz varsa bir kart yazıveriyorsun, bitiyor mesele. İlk zamanlar kendimi ofiste çok yalnız hissettim. Göreve başladıktan kısa bir süre sonra, bir geri dönüş toplantısına çağrıldım ve sisteme dair şikayet ve memnuniyetlerim soruldu. Ben de bu hissimi dile getirdim." İnsan Kaynakları yetkilisi bu sorunu için Zuhal’e bir bütçe vermeyi önererek çözümü kendisinin bulmasını istemiş. Zuhal de yaklaşık 20 kişilik ekibiyle anlaşıp bu bütçeyi bir arada daha fazla zaman geçirmek üzere kullanmaya karar vermiş. Ekip onu Fun Manager, Eğlence Müdürü ilan etmiş. "Şimdi bir istisna olmadığı sürece Pazartesi sabahları buluşup kahvaltımızı birlikte ediyoruz. Perşembe günlerini de Thirsty Thursday yani Susamış Perşembe ilan ettik: Akşam üstü çıkıp birer içki içiyoruz.” İnsan Kaynaklarının verimliliği takip etmek ve takım ruhuna bağlılığı tespit etmek amaçlı çalışmalarında, Zuhal’in ekibinin son dönem grafiği yüzde 30 yükselmiş. "Görüştüğüm yetkili, bu sonuç sonrasında Türkiye’de alıştığım çalışma sisteminin olumlu yönlerini ekibime yansıttığımı fakat hala stilimi örnek almayacaklarını söyleyerek gülümsedi. Zira yine İstanbul’da yaptığım gibi işe topuklularla, iki dirhem bir çekirdek giden ben, parmak arası terlikler ve taytla işe gelen çalışanlar arasında epey bir süslü kaldım. Şimdi ofisten sonra bir yere gitmeyeceksem topuklu bile giymiyorum. Bu sistemde yaratıcı olabilmek adına rahatlık esas. Ciddi toplantı odaları yerine, bir araya gelip konuştuğumuz pastel renkli koltuklar size evinizin rahatlığını yaşatmak için var."

 

Lider markalar esnek çalışmayı destekliyor

Agile working sistemi sırtını sağlam yere dayadı: Agile Future Forum 22 üyeden oluşan işletmeler arası bir girişim. Birliği oluşturan farklı boyutlarda, farklı sektör ve coğrafyalara ait şirketlerin ortak noktası, çalışma sistemlerinde Agile Working formatını uyguluyor olmaları.  Markalar kendi aralarında, İngiltere ve İrlanda’dan yarım milyonun üzerinde insana istihdam sağlıyor, bu Birleşik Krallık’ın halka açık limited şirketlerin bir mikrokozmosu. Grup, işverenin sektör ve boyutu ne olursa olsun, Agile working sistemini uygulayarak hem işletmelere, hem çalışanlara somut fayda sağlayan yeni bir yaklaşım geliştirdi. Forumun amacı, şirketlerin rekabet gücünü desteklemek ve Agile Working sisteminin getirdiği iş değerlerini tanımlayıp uygulamaları artırmak için gerekli liderlik ve pratik desteği sağlamak. 

Üyeler arasında McKinsey and Company, Ernst & Young, BP, Ford, Teco, British Telecom gibi köklü işletmeler var. McKinsey & Company’nin yönetici ortaklarından Kevin Sneader şöyle açıklıyor: "Yeni esnek çalışma modelimizin ilk adımı “zaman ayır”. Bu model, müşterilerimizin ihtiyaçlarını sorunsuz karşılarken, çalışanlarımızın iş dışı tutku ve ilgi alanlarına daha fazla zaman ayırabilmelerini sağlıyor. Çalışanların kapasitelerinin müşteri talepleriyle örtüşmesi, işe alma ve koruma gibi alanlarda, sistemin bize çok faydası oldu." Ernst & Young yönetim kurulundan Steve Varley ise uzun yıllardır esnek çalışma sistemleri uygulayan bir şirket olarak, bu işleyişin daha tatmin edici seviyede müşteri servisi, mutlu çalışanlar ve para tasarrufu olarak kendilerine geri döndüğünü söylüyor. "Esnek çalışma koşullarını olağanlaştırmak ve buna adaptasyonu sağlamak, bugünün sürekli değişen, yoğun tempolu ve giderek küreselleşen iş zemininde büyümek için kaçınılmaz." Temmuz ayının başında, iş ve finans dünyasından haberler veren online platform Economia’da, Varley’in konuyla ilgili bir makalesi yayınlandı. "Agile working uygulaması ilgi uyandırıyor ama kolay değil. Zira kültürü değiştirmek uzun zaman alıyor. Çoğumuz işte var olmayı gerektiren bir çalışma sisteminden geliyoruz. Ofise en son gelen olmak sarı kart. Ofisten erken ayrılmaksa yetkililerin kaşlarını kaldırır. Bir kuruluşta esnek çalışma kültürünü benimsemek, yüksek güven ortamı, liderlik ve bireysel sorumluluk gerektiriyor. Gelişme gösterdiğimiz bir gerçek ama henüz erişilmesi gereken noktaya varmadık." 

Kuruluşların yalnız müşteri ihtiyaçlarına değil, çalışanların ihtiyaç ve beklentilerine öncelik vererek performanslarını artırmayı hedefleyen Agile working, daha az ya da daha fazla çalışmak değil; işi çok daha verimli yapabilmek adına gerekli kontrolü edinmek üzerine bir sistem. Varley: "Kendi adıma bugünün Agile working kavramını, uzun bir maraton koşusuna hazırlanır gibi her gün antrenman yapmak olarak açıklayabilirim." diyor. "Tabii sistem hepimize farklı görüncektir. Kimi için yarı zamanlı çalışma, kimi için sıkıştırılmış çalışmayı ifade edecek. Belki de gece 10:00’da konferans bağlantısı yapmak ve spora gitmek için ofisten her gün erken çıkmak demek. Tüm bunların ortak paydasında yer alan nokta şu: İşin gerektirdiklerini kişisel arzularımızla dengelemeye ihtiyacımız var. Bu yüzden benim için tüm esnek çalışma düzenlemesi profesyonel diyalogla başlar."

 

Çevreye duyarlı sistem

Agile working sisteminin kuruluş amaçlarından biri, çevreyi olumsuz etkileyen faktörlerden tasarruf etmek ve sürdürülebilirliği artırmak. Daha az elektrik, daha az su, daha az atık, daha az masa, daha az kağıt tüketimi; yani daha çok ağaç, daha temiz çevre, daha iyi bir dünya. 2006 yılında çalışma koşullarını esneterek Agile Working sistemine öncülük eden kuruluşlardan biri British Telecom. BT’den Graeme Paton, kendilerine özellikle sürdürülebilirlik konusunda tutkulu hedefler koyduklarını söylüyor. Çevreye verilen zararın ölçümü amacıyla, belirli bir zaman içinde bir kişi, kurum ya da yer tarafından doğaya verilen karbon miktarına karbon ayak izi deniyor. BT’nin karbon ayak izi son 10 yılda yüzde 60 azalmış. 2015 yılına kadar hedef, bu oranı yüzde 80’e çıkarmak. Tahminlere göre Avrupa’da çalışanların sadece yüzde 10’u esnek çalışma sistemine dahil olsa, yıllık karbon salımındaki tasarruf 22 bin tonu aşabilir. 

Sonuçta işveren çalışanından memnun, çalışan işini seviyor-hayatını yaşıyor ve çevresel faktörler iyiye gidiyorsa neden Agile working sistemi henüz yeterince yaygın değil? BT’den Graeme Paton, "Sistemin önüne geçen bir tavır var." diyor. "Yetkililer statülerini kaybetmekten korkuyor, performans ölçümüne dair endişe duyuyor. İnsanlar teknoloji konusunda da endişeli.  Aslında sadece denemek istemiyorlar…"

 

Fotoğraf: RAYMOND MEIER/TRUNK ARCHIVE

 

ETİKETLER: AGİLE WORKİNG , İŞ YAŞAMI