Uzaktan Çalışma Günlükleri: ''Kendi Zamanının Patronu Olmak''

İllüstrasyon: Beril Ateş

Bugün yıllarca çalıştığım ofisten uzakta ilk günüm değil. Herkes gibi belirli bir süreyi geride bıraktım. Ama evden çalıştığım ilk gün şöyle bir not almışım: "Yeni ofisimde ilk günüm ama işte benden başka kimse yok. Kimse beni ofisteki (olmayan) diğer kişilerle tanıştırmıyor ve karşı masamda oturmayan kişi ilk günümde yalnız hissetmeyeyim diye beni yemeğe çıkarmıyor."

Herkes Koronavirüs ve çalışma biçimlerimiz üzerindeki etkisi üzerine yazıyor, tartışıyor. Diğer yandan bu süreç bazı insanlar için yeniyken bazıları zaten yıllardır ofisten uzak bir düzeni sürdürdü. Mekandan bağımsız bir çalışma biçimi çoğu insanın normaliydi. Tabii işlerin kolektif bir düzende eskisi gibi sürdürülememesi veya yeni biçimlerde yönetilmeye çalışması herkes için yeni. Ve bu uzun yıllardır sürekli üzerine konuştuğumuz "uzaktan" yapma teknolojilerini de ilk defa gerçek anlamda deneyimleyebilmemizi sağladı ve işleyen-işlemeyen yöntemleri görebilmemiz için bize farkındalık kazandırdı. Bazı insanlar bu sürecin hayatlarımızda çok büyük değişikliklere yol açacağını söylerken, bazıları "insanlar sahip oldukları alışkanlıklara geri dönecek" diyor. Umarım yakın zamanda kazandığımız sık el yıkama alışkanlığı, bunlardan biri olmaz.

190 ülkede faaliyet gösteren, dünyanın en büyük insani yardım kuruluşunda çalışıyorum. Herkesle birlikte yaşadığımız lojistik kısıtlamalarla birlikte yaptığımız iş görece aksamadan devam ediyor, ki etmek de zorunda, bu onun kuruluş amaçlarından biri. Zira görevimiz bir bakıma da bu gibi kriz durumlarını yönetmek. Yavaşlamasının aksine iş yükümüz ikiye katlandı. Bu durumu yönetemeyeceğimden korkarken - ki şu anda da çok iyi yönettiğime dair bir yargım yok – şimdi artık profesyonel olarak bazı konularda nerede durduğumu daha iyi görüyorum. Koronavirüs süreci bana bir sürü şey öğretti. İlk olarak kendi zamanımı daha iyi yönetebilir hale geldim. Hızlıca konuya gireyim, malum zaman dar. Hanımlar, beyler kronometrelerimizi başlatalım.

İllüstrasyon: Beril Ateş

Nasıl patron olunur?

Bir patron nasıl olmalı sorusuna herkes farklı cevap verebilir. Birden çok yönetim biçimi, her yönetici ile şekillenen yeni bir yönetici tanımı var. Bana göre iyi bir yönetici, elinde olanları iyi tahlil eden ve onların nasıl en verimli şekilde çalışabileceğini veya çalışmayacağını bilen kişi. Yani bir yönetici her şeyde en iyi olan değil ama ekibinde o işi en iyi yapan kişileri stratejik bir kararla yönlendiren kişidir. Bunu yapabilmek için illa bir ekibinizin olmasına gerek yok. Aslında siz de tek başınıza bir ekipsiniz. Sizin içinizde de farklı becerilere sahip olan bir sürü insan var. Ve yapılması gereken bir sürü iş. Tabii bunları yapmak için de kısıtlı bir zaman. Elinizdekileri bilmek ve planlamak; sanırım kendi zaman yönetiminizin sizin için en iyi formülünü bulmak buradan geçiyor. Ben her sabah günümün 30 dakikasını bütün günümü planlayarak geçiyorum. Saati saatine bir plan, adım adım yapılacaklar. Evet hepimiz John Lennon'un "Hayat siz planlar yaparken başınıza gelenlerdir" sözüne inanıyoruz ve bu durum iş yaşamının bir parçası. Siz ne kadar plan yaparsanız yapın planda olmayanlar önünüze gelecektir. Ama siz gününüzü çok iyi bildiğinizde ve gününüzün bir stratejisi olduğunda sürprizleri de yönetmek için daha çok fırsata sahip olacaksınız. Orası sizin alanınız olacak.  Hep bir öngörü ile ilerlemeye çalışacak, planlı bir plansızlık düzeni kuracaksınız. Her şeyi masaya yatırmaktan bahsediyorum. Kendim de dahil. Zamanla birlikte zamanda yapılması gereken her şeyi. Yapmam gereken işler ve onları normalde yapma biçimleri, onları nasıl daha farklı yapabileceğime dair kendime notlar. Önce her şeyi koyup dağılayım ki, artık işime yaramayanları fark edip onlarsız toparlanayım. Ve bu sürekli yapmam gereken bir eylem.

Saatle barışmak, onunla işbirliğinde olmak

Neyi, ne zaman en iyi yaptığınızı en iyi siz bilirsiniz. Diyelim gün içinde yazı yazmak, bir iletişim stratejisi kurmak ve de görüşmeler yapmak gibi çeşitli görevleriniz varsa, bu işleri bir saat dilimine oturttururken bütün faktörleri işin içine katıyor musunuz? Mesela; o işi beraber yaptığınız kişiler ve o gün işlerin doğası gereği çok belli bir saatte yapılması gerekenler. Olabilen bütün detayları masaya yatırmak, daha iyi işleyen bir sistem kurmanızı sağlayacak, detaylar büyük resmi güçlendirecek. Ofisimden uzakta çalıştığım bu süreç başka bir şey fark etmemi de sağladı; özellikle büyük bir ofiste çalışıyorsanız kahve için gelen, size kapıdan selam veren yakın arkadaşlarınız vardır ve kahve molalarında geçen zamanlar bazen tahmin edilenden çok olabilir. Evet birer robot değiliz ve iş arkadaşlarımızla kahve bile içmememiz gereken bir düzenden bahsetmiyorum ancak bu tarz eylemlerin tahmin edilenden daha fazla zaman aldığına dikkat çekmek istiyorum. Anı yaşamak, anın farkında olmaktan ve siz tahmin edemezken size gelenleri yaşamaktan da geçiyor elbet. Bir arkadaşınız iki kupa kahveyle ofisinizin kapısında belirdiyse ya da online bir kahve molası için sizi House(party) veya Zoom’dan aradıysa, kahveyi için ama sonra o zamanın sizi işlerinizden geri bırakmış mı, bırakmışsa bunu nasıl bir hamleyle toparlarsınız, planınıza dönün ve bakın.

İllüstrasyon: Beril Ateş

Tüm mesele zamanla yarışmak yerine, zamanla işbirliği içinde olmakta. Bu bir oyun gibi. Deneme ve yanılmaya izin verin. En iyi çalışan, size ve iş yaptığınız kişilere en çok verimi ve mutluluğu sağlayan stratejiyi kurmaya çalışın. İşlemeyen iş yapış biçimlerini tekrar değerlendirin ve değişime açık olun. Hem kendinize hem iş arkadaşlarınıza zamanlamalar konusunda açık davranın; teslim etmeniz gereken bir işi yetiştiremeyeceğinizi fark ettiğinizde bunu haber verin.

Bununla birlikte her gün plan yapmak zamanınızın patronu olmanız için yeterli olmayacaktır. Her akşam da o plana dönüp bir süre üzerinde çalışmalısınız. Bugün neler çalıştı, neler daha iyi olabilirdi, "ben o işi neden bu kadar uzun sürede yaptım" gibi çeşitli sorularla kendi zamanının müfettişi olmalısınız ki işleyen ve işlemeyen şeyleri bulup ertesi gün bunu yeni stratejinize dahil edebilin.

Çalıştığım bazı insanlar birçok şeyi aynı anda yapmayı başardığımı ve zaman yönetimi hakkında bir tez yazabileceğimi düşünürken bazıları bunun aksini düşünüyor. Burada da başka bir yazının konusu olabilecek bir diğer önemli nokta bize selam veriyor: Önceliklendirme.

Ve son olarak bir noktanın altını çizelim, aslına bakarsanız bahsettiğim zamanı yönetme meselesi, içinde bulunduğumuz Koronavirüs sürecinden bağımsız. Sadece bu süreç bu kavramı deneyimleyebilmem için bana şans veriyor. Her anın planlanması gerektiğinden değil ama az zamanda belli işleri daha düzenli yapabilmek için bir yol önerisi. Her disiplinde, o disiplin izin verip, siz istedikçe uygulanabilecek bir metot, deneme tahtası. Bu, sürecin her anında bir şeyler öğrenmek ve kendini sürekli geliştirmek üzerine kurulu tavsiyelerden uzak. Zaten belli bir işe belli bir zamanı ayırmış olan insanların o çerçeveyi daha iyi yönetebilmeleri için birer öneri. Diğer taraftan hayatta başarılması zor olan, her anı yönetmeyi başarmak kadar her anın bizi etkisi altına almasına izin verebilmekte sanırım. Hissettiğinden ne daha eksik ne daha fazla, o ana teslim olabilmekte. Vurgu 'kendi' kelimesinde. Senin kendin seçtiğin ve belli bir şey için ayırdığın sana özel zaman ve onun daha verimli kullanılması. Dolayısıyla sizin hiçbir şey yapmamak üzere ayırdığınız zamanı yönetmeniz önerilmiyor bu noktada, eğer belli bir zamanda belli bir işi tamamlamaya çalışıyorsanız o zamanı nasıl daha verimli kullababileceğinize dair öneriler sunuluyor. Diğer taraftan da dikkatli olmalısınız zira ofis olan ev ve ev olan ofiste iş ve özel hayatı da ayırabilmek için de ayrı bir çaba da sarf etmeniz gerekebilir. Bunda da belirleyici olan yine mekanlar değil mekandan bağımsız yaklaşımlarınız olacak.